私文書の認証


 

認証の流れ



 私文書の認証は、対象文書を公証役場に持ち込まれ、認証を求められることで始まることが多いのですが、後記のように対象文書だけでなく、身分証明書、委任状等の書類が必要となることもあり、これら書類が整っていないと、これらを入手して再度来ていただく必要が生じることから、よくわからなければ事前に電話等で認証の流れ、必要書類について問い合わせ、場合により認証対象文書をファクス送信して打ち合わせた上で来られる方が良い場合もあります。
・ 認証当日は、認証対象文書の記載を点検し、未完成なら日付を入れてもらうなどして完成してもらい、その対象文書に日本文で、「当公証人の面前で署名した。」、「署名を自認した。」、「代理人は嘱託人が署名を自認している旨述べた。」等の文章を作り、これに公証人が署名押印し、外国に提出する場合は必要に応じて英文をも付して認証文を作成し(認証の本体は日本文であり、英文はサービスとの位置付けです。)てこれを認証対象文書に添付して割印等をして依頼者に交付します。
・ 認証文の付された文書は、次に大阪法務局において認証が公証人の署名と印鑑によることについて証明を受け、さらにその近隣にある外務省大阪事務所において日本の法務局長による証明がなされたことの証明を受けていただきます。相手国において使用するためには、多くの国(ハーグ条約加盟国)では、これにより通用しますが、相手国によっては(中国、東南アジア諸国等)、その国の領事館等による認証を受ける必要があります。
  なお、平成26年4月以降、大阪の公証役場では、ワンストップサービスが導入され、公証人の認証と同時に法務局長及び外務省係官による証明を付することができるようになりました。これによれば、公証人の認証を受けた書面は、ハーグ条約加盟国向けの場合は、直接相手国に送ることができ、ハーグ条約非加盟国向けの場合は、その国の領事館等による認証を経て相手国に送ることができるようになります。
  他方、台湾の場合は、公証人による認証を受けた後、すぐに当役場の近隣にある台北駐大阪経済文化弁事処において認証を受けるだけで、通用できます。
  これらの扱いや、認証の受け方については、事前に提出先の国において求められる文書、認証の内容について確かめるとともに、当役場に電話等で相談されるとよいと思います。